Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, von festen Arbeitsplätzen auf Desk-Sharing Konzepte umzuschwenken. Aus Effizienzgründen sicherlich eine sinnvolle Maßnahme, doch welche Faktoren dann wichtig werden, und was es braucht, damit ein Desk-Sharing Konzept gut angenommen wird, möchte wir in diesem Beitrag näher erläutern. Zunächst möchten wir den Begriff Activity Based Working genauer erläutern: digitaler Wandel und globale Megatrends sind Treiber neuer Unternehmensstrategien und des Arbeitsverhaltens. Wir haben am Tag nicht nur noch eine Haupttätigkeit, der wir 8 Std. lang nachgehen, sondern bewegen uns zwischen klassischen Arbeitsplätzen, Besprechungs- und Projekträumen, sowie anderen Standorten und Kundenterminen.
Flexible Organisationsstrukturen und neue Raumkonzepte sind daher erste Ansätze, um den globalen Veränderungen zu begegnen. Der Förderung der internen Kommunikation kommt neben der Verbesserung der Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern eine ebenfalls große Bedeutung zu. Genau darauf zielt das ABW-Konzept ab: statt fester Schreibtische gibt es ein offenes Angebot an unterschiedlich und attraktiv gestalteten Arbeitsplätzen. Hier werden Bereiche geschaffen, die eine hohe Aufenthaltsqualität mitbringen sollten und genau auf die jeweilige Tätigkeit hin optimiert sind. Beschäftigte üben im Tagesverlauf eine Reihe verschiedener Tätigkeiten aus, wie beispielsweise das Verfassen von E-Mails, formelle und informelle Besprechungen, Projektbesprechungen, Telefon- und Videokonferenzen, Recherchearbeiten, Denkprozesse und Pausen. Teilweise erfolgt die Arbeit in Kooperation mit anderen Mitarbeitern oder allein in differenten Konzentrationsgraden. Genau deswegen ist es auch wichtig, bei der Analyse der neuen Bürokonzepte ein genaues Bild der ausgeübten Tätigkeiten zu zeichnen!
Welche Vorteile bringt ein ABW-Konzept und was bedeutet das für das Change-Management?
Selbstorganisation und Selbstbestimmung
Die Tatsache, morgens nicht immer auf den gleichen Schreibtisch zuzulaufen, verhindert das Einschleichen von Routinen, die Motivation und kreatives Denken bremsen! Die flexible Nutzung von diversen Arbeitsplätzen steigert Kreativität und selbstorganisiertes Denken. Wichtig dafür ist natürlich, dass außer der notwendigen technischen und digitalen Infrastruktur auch Orte für Rückzug und konzentriertes Arbeiten ohne Störungen berücksichtigt werden.
Mehr Konzentration
Eine optimale und vielseitige Bürogestaltung soll dazu beitragen, die Mitarbeiter bei den Arbeiten abseits des klassischen Schreibtischarbeitsplatzes gezielt zu unterstützen. Die aktuelle Tätigkeit wird durch das individuell gewählte Arbeitsumfeld bestmöglich gefördert. Eine gute Gestaltung liefert darüber hinaus auch die passende Atmosphäre, sodass Mitarbeitende wieder in den „Flow“ kommen.
Gute Gestaltung
Open Space Bereiche und kleinere abgetrennte Bereiche, sowie Einzelkabinen bis hin zu großzügigen Begegnungs- und Versammlungsorten schaffen eine Bürolandschaft, die in der Gestaltung keine Grenzen hat. Eine visuell und geistig attraktive Umgebung steigert unser Wohlbefinden und lässt uns kreativ denken. Auch das Reflektieren der Unternehmenswerte lässt sich gut in einem solchen Multispace umsetzen. Statt durchgezogener einheitlicher Gestaltung, gibt es hier viele kleine Teilbereiche mit unterschiedlichen Atmosphären zu entdecken.
Erhöhte Flächennutzung
Durch das Angebot alternativer Arbeitsorte werden im Vergleich zur Mitarbeiterzahl weniger (oder gar keine) persönlichen Arbeitsplätze angeboten. Das kann auch für leitende Tätigkeiten so sein, wenn Hierarchien nicht mehr räumlich-physisch abgebildet werden sollen. Die effizientere Flächennutzung erfordert weniger Platz, sodass frei gewordener Raum alternativ genutzt werden kann.
Mehr Sinn
Durch die gestiegene Zahl an Homeoffice-Arbeitstagen und die zunehmende Möglichkeit, remote zu arbeiten, stellt sich für viele Mitarbeitende die Frage, warum Sie ins Büro fahren sollen. Das Büro muss der Ort sein, an dem sich die Arbeit besser und gesünder bewältigen lässt als im Homeoffice. Dazu muss die Bürofläche aber auch für die jeweiligen Tätigkeiten ausgerüstet sein, um Teams wieder zu befähigen, kreativ und kollaborativ zusammen zu arbeiten.
Change Management
Die Kommunikation ist ein Schlüsselfaktor zum Erfolg eines neuen Bürokonzepts. Wer von klassischen Zellenbüros zu einem solchen Konzept wechseln möchte, muss sein Team mitnehmen und bei der Planung einbinden sowie informieren. Dabei sollten die Maßnahmen und dessen Beweggründe besprochen werden, sowie einzelne Teammitglieder mit in den Prozess der Neuentwicklung eingebunden werden. Auch Raum für offene Diskussionen sollte eingeplant und berücksichtigt werden.
Es ist also nicht damit getan, einfach von Zellenbüros auf ein Desk-Sharing Konzept zu schwenken. Als Kompensation zum Verlust des festen Arbeitsplatzes müssen verschiedene und vielseitige attraktive Angebote an Arbeitsorten geschaffen werden, um den Erfolg des Veränderungsprozesses zu sichern. Dazu gehören auch die Rückzugsorte und Orte der Begegnung. Auch Orte für sportliche Aktivität oder geistige Entspannung können das Angebot so abrunden, dass Mitarbeitende wieder Lust haben, in Office zu kommen!
Wenn Du mit dem Gedanken spielst, eine neue Bürokultur in deiner Organisation zu etablieren, sprich mich gerne an! Wir schauen gemeinsam, wie wir Euch mit unserem Know How und unserer Leidenschaft für gesunde und schöne Arbeitsplatzgestaltung helfen können.
