Den Raum als Werkzeug nutzen

Welche Büroform ist die passende für meine Organisation?

In Ihrem Unternehmen gibt es viele verschiedene Anforderungsprofile an die jeweiligen Rollen der Mitarbeitenden. Viele müssen sich voll und ganz fokussieren können, manche brauchen den Austausch und die Interaktion, einige wiederum brauchen Kreativräume um neue Denkansätze zu entwickeln. Alle werden in irgendeiner Form einen Bereich für die Revitalisierung suchen. Ihr neues Bürokonzept weist idealerweise die benötigten Bereiche in den richtigen Mengen auf und bildet damit einen Organismus, der auf die Bedürfnisse Ihrer Arbeitsweisen und deren Anforderungen exakt zugeschnitten ist. Außerdem sollten alle Bauteile und Einbauten so flexibel gestaltet sein, dass sich die Bereiche je nach Anforderung auch verändern und anpassen lassen. Auch die Anforderungen der Zukunft sollten berücksichtigt werden und im neuen Konzept ausreichend Platz finden. Um den genauen Bedarf zu ermitteln, braucht es einen Analyse-Prozess, den wir bei FLR PHASE 0 nennen.

Das Ergebnis einer solchen Auswertung kann sehr unterschiedlich sein. Es kann eine Empfehlung für Gruppen-, oder Zellenbüros mit geschickt angelegten Mittelzonen geben, in der die Mitarbeitenden den perfekten Ausgleich zwischen Konzentration und Interaktion, sowie Kreativität finden. Aus unserer Sicht zukunftsweisend ist der Multispace, welcher eine Evolution des Open-Space ist. Hier gibt es nicht nur offene Bürobereiche, sondern auch Raum für Rückzug, Kreatives Zusammenarbeiten, sozialen Austausch, sowie für die Projektarbeit.

Der Multispace bietet verschiedene Angebote für unterschiedliche Tätigkeiten und nutzt für die Gestaltung der Fläche das Prinzip des Activity Based Workings. Heisst: je nach Tätigkeit, suche ich mir den dafür geeigneten Raum.

Das „Activitiy Based Working“ Prinzip

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, von festen Arbeitsplätzen auf Desk-Sharing Konzepte umzuschwenken. Aus Effizienzgründen sicherlich eine sinnvolle Maßnahme, doch welche Faktoren dann wichtig werden, und was es braucht, damit ein Desk-Sharing Konzept gut angenommen wird, möchten wir in diesem Beitrag näher erläutern. Zunächst erläutern wir den Begriff Activity Based Working genauer: digitaler Wandel und globale Megatrends sind Treiber neuer Unternehmensstrategien und des Arbeitsverhaltens. Wir haben am Tag nicht nur noch eine Haupttätigkeit, der wir 8 Std. lang nachgehen, sondern bewegen uns zwischen klassischen Arbeitsplätzen, Besprechungs- und Projekträumen, sowie anderen Standorten und Kundenterminen.

Flexible Organisationsstrukturen und neue Raumkonzepte sind daher erste Ansätze, um den globalen Veränderungen zu begegnen. Der Förderung der internen Kommunikation kommt neben der Verbesserung der Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern eine ebenfalls große Bedeutung zu. Genau darauf zielt das ABW-Konzept ab: statt fester Schreibtische gibt es ein offenes Angebot an unterschiedlich und attraktiv gestalteten Arbeitsplätzen. Hier werden Bereiche geschaffen, die eine hohe Aufenthaltsqualität mitbringen sollten und genau auf die jeweilige Tätigkeit hin optimiert sind. Beschäftigte üben im Tagesverlauf eine Reihe verschiedener Tätigkeiten aus, wie beispielsweise das Verfassen von E-Mails, formelle und informelle Besprechungen, Projektbesprechungen, Telefon- und Videokonferenzen, Recherchearbeiten, Denkprozesse und Pausen. Teilweise erfolgt die Arbeit in Kooperation mit anderen Mitarbeitern oder allein in differenten Konzentrationsgraden. Genau deswegen ist es auch wichtig, bei der Analyse der neuen Bürokonzepte ein genaues Bild der ausgeübten Tätigkeiten zu zeichnen!

Wie gelingt „Desk-Sharing“?

Fehlen Bereiche für Interaktion und Kollaboration, sowie Bereiche für das konzentrierte Arbeiten (Rückzug) im Büro, kann es zu Problemen beim Desk-Sharing Konzepten kommen. Unterkapazitäten an Arbeitsplätzen können nicht mehr kompensiert werden, und es fehlen Bereiche für Interaktion, was grundsätzlich definiertes Ziel eines ABW Konzeptansatzes ist. Ebenfalls wichtig für ein funktionierendes Desk-Sharing Modell ist das Finden der richtigen Ratio (=Verhältnis von verfügbaren Arbeitsplätzen zu festen Mitarbeitern). Hierbei gibt es verschiedene Möglichkeiten der Festlegung einer Ratio. Grundlage sollte eine tatsächliche Auswertung der Belegung von Arbeitsplätzen sein, sowie eine Unterscheidung von festen und flexiblen Arbeitsplätzen. Unterschiedliche Abteilungen oder Teams haben vielleicht spezielle Anforderungen, die unbedingt berücksichtigt werden sollten. Es lässt sich also nicht einfach eine allgemeine Ratio für alle festlegen, sondern diese muss je nach Nutzergruppe individuell gefunden werden.

Die passende Raumgestaltung für meine Organisation finden

Wie bereits mehrfach erwähnt, bedarf es für das Finden des individuell zugeschnittenen Raumkonzepts einer genauen Analyse. Wir bei Farbe Licht Raum nennen diese Phase der Analyse und Grundlagenermittlung Phase 0. Hierbei bilden wir zunächst ein Innovationsteam aus Entscheidern, Nutzern und anderen Projektbeteiligten, wie z.b. Betriebsrat, Facility Management, Feel-Good Management, etc. Wir bilden dabei die Rolle der Moderation ab und leiten mit viel Feingefühl durch themenbezogene Workshops, um sowohl die zukünftige Vision des Unternehmens, als auch die aktuellen Aktivitäten der Nutzer zu analysieren. Durch die gemeinsamen Workshops und die Ausarbeitungen verschiedenster Konzeptansätze verschmelzen die Bedürfnisse und Anforderungen in einem Flächenkonzept, welches die Grundlage für unsere Gestaltungsarbeit liefert. Es zeigt sich immer wieder, wie wichtig die Rolle der Mitarbeiterpartizipation ist, wenn es um den Veränderungsprozess, sowie um die Akzeptanz gegenüber neuen Konzepten geht. Hier machen wir sehr häufig die Erfahrung, dass die Motivation, sowie das Engagement der Mitarbeitenden messbar steigt sich an dem Veränderungsprozess aktiv zu beteiligen.

Welche Vorteile bietet das „Activitiy Based Working“ Prinzip

Welche Vorteile bringt ein ABW-Konzept und was bedeutet das für das Change-Management?

Selbstorganisation und Selbstbestimmung

Die Tatsache, morgens nicht immer auf den gleichen Schreibtisch zuzulaufen, verhindert das Einschleichen von Routinen, die Motivation und kreatives Denken bremsen! Die flexible Nutzung von diversen Arbeitsplätzen steigert Kreativität und selbstorganisiertes Denken. Wichtig dafür ist natürlich, dass außer der notwendigen technischen und digitalen Infrastruktur auch Orte für Rückzug und konzentriertes Arbeiten ohne Störungen berücksichtigt werden.

Mehr Konzentration

Eine optimale und vielseitige Bürogestaltung soll dazu beitragen, die Mitarbeiter bei den Arbeiten abseits des klassischen Schreibtischarbeitsplatzes gezielt zu unterstützen. Die aktuelle Tätigkeit wird durch das individuell gewählte Arbeitsumfeld bestmöglich gefördert. Eine gute Gestaltung liefert darüber hinaus auch die passende Atmosphäre, sodass Mitarbeitende wieder in den „Flow“ kommen.

Gute Gestaltung

Open Space Bereiche und kleinere abgetrennte Bereiche, sowie Einzelkabinen bis hin zu großzügigen Begegnungs- und Versammlungsorten schaffen eine Bürolandschaft, die in der Gestaltung keine Grenzen hat. Eine visuell und geistig attraktive Umgebung steigert unser Wohlbefinden und lässt uns kreativ denken. Auch das Reflektieren der Unternehmenswerte lässt sich gut in einem solchen Multispace umsetzen. Statt durchgezogener einheitlicher Gestaltung, gibt es hier viele kleine Teilbereiche mit unterschiedlichen Atmosphären zu entdecken.

Erhöhte Flächennutzung

Durch das Angebot alternativer Arbeitsorte werden im Vergleich zur Mitarbeiterzahl weniger (oder gar keine) persönlichen Arbeitsplätze angeboten. Das kann auch für leitende Tätigkeiten so sein, wenn Hierarchien nicht mehr räumlich-physisch abgebildet werden sollen. Die effizientere Flächennutzung erfordert weniger Platz, sodass frei gewordener Raum alternativ genutzt werden kann.

Mehr Sinn

Durch die gestiegene Zahl an Homeoffice-Arbeitstagen und die zunehmende Möglichkeit, remote zu arbeiten, stellt sich für viele Mitarbeitende die Frage, warum Sie ins Büro fahren sollen. Das Büro muss der Ort sein, an dem sich die Arbeit besser und gesünder bewältigen lässt als im Homeoffice. Dazu muss die Bürofläche aber auch für die jeweiligen Tätigkeiten ausgerüstet sein, um Teams wieder zu befähigen, kreativ und kollaborativ zusammen zu arbeiten.

Change Management

Die Kommunikation ist ein Schlüsselfaktor zum Erfolg eines neuen Bürokonzepts. Wer von klassischen Zellenbüros zu einem solchen Konzept wechseln möchte, muss sein Team mitnehmen und bei der Planung einbinden sowie informieren. Dabei sollten die Maßnahmen und dessen Beweggründe besprochen werden, sowie einzelne Teammitglieder mit in den Prozess der Neuentwicklung eingebunden werden. Auch Raum für offene Diskussionen sollte eingeplant und berücksichtigt werden.

Es ist also nicht damit getan, einfach von Zellenbüros auf ein Desk-Sharing Konzept zu schwenken. Als Kompensation zum Verlust des festen Arbeitsplatzes müssen verschiedene und vielseitige attraktive Angebote an Arbeitsorten geschaffen werden, um den Erfolg des Veränderungsprozesses zu sichern. Dazu gehören auch die Rückzugsorte und Orte der Begegnung. Auch Orte für sportliche Aktivität oder geistige Entspannung können das Angebot so abrunden, dass Mitarbeitende wieder Lust haben, in Office zu kommen!